Oblasti řešení

Evidence spisů

Acta Safe umožňuje vedení evidence spisů na základě zakázek (případů).
Spis vytváří virtuální složku, kam je ukládána dokumentace ke kauze/zakázce/případu. Ke každému klientovi systém umožňuje evidovat tzv. generální spis, který obsahuje vše, co se vztahuje ke klientovi, a nevztahuje se pouze ke konkrétní kauze.

Termíny, lhůty, události

U spisu a dokumentů v něm zařazených lze nastavit hlídání termínů, událostí a lhůt, včetně lhůt procesních opravných prostředků. Pro každý termín či lhůtu je vytvořena událost v aplikaci MS Outlook.

Fakturace

Na základě činností a dalších položek evidovaných u jednotlivých spisů lze pro každého klienta vystavovat faktury. Systém fakturace umožňuje sledovat zaplacení faktur a všech faktur oproti rozpočtu spisu. Sazby za činnosti jsou v systému fakturace definovány zvlášť pro každého klienta.

Ekonomika spisu

Acta Safe umožňuje omezit zadlužení Vašich klientů. Klientovi nastavíte limit záloh. Pokud záloha klesne pod tento limit, budete při zadání každé nové činnosti Vy a Vaši advokáti včas upozorněni na tuto skutečnost Acta Safe alarmem. Alarm je signálem ke kontaktování klienta a dohodě o navýšení záloh tak, aby pokrývaly plánované činnosti. Tím se omezí práce advokátů bez jistoty jejího finančního pokrytí.

Správa dokumentů

Nástroje pro správu dokumentů zajišťují tyto funkce: evidence popisných údajů jednotlivých typů dokumentů včetně přikládání digitálních souborů, ukládání a zpracování souborů v různých formátech, skenování souborů u dokumentů, ukládání souborů z e-mailových zpráv, verzování dokumentů a vytváření jednotlivých typů dokumentů na základě předdefinovaných šablon.

Plánování práce

Každý spis má svůj pracovní tým. Dle pracovního zařazení mají jeho členové odstupňována práva na zobrazení v něm evidovaných dokumentů a informací. Pracovní tým lze upravit i po vytvoření spisu. Vedoucí pracovník může evidovat hodnocení jednotlivých členů týmu.

Správa Acta Safe

Uživatelé si mohou snadno přizpůsobit systém svým potřebám pomocí tvorby a úpravy číselníků, jako jsou typy činností, dokumentů, lhůt apod. Nastavením a užíváním šablon dokumentů pak může uživatel ušetřit další čas a práci.

Kontakt:

AiP Safe s.r.o.

Kořenského 7
150 00 Praha 5 - Smíchov
Telefon: +420 257 327 037
Fax: +420 257 322 033
e-mail: acta[at]aipsafe.cz
URL: www.aipsafe.cz